Seite wählen
Der Anfang von Concierge & Co

Das Polopicknick

Die Herausvorderung

Die erste berufliche Herausforderung für Concierge & Co begann mit der Aufgabe ein Polospiel in einer Studentenstadt auf einer Wiese auf die Beine zu stellen. Der Wunsch des Kunden : Im Fokus soll das publikumsnahe Event mit Fokus auf den Tieren und dem Sport stehen. Spaß für sowohl für Sportler als auch Besucher. Es soll sich selbst finanzieren und durch regionale Dienstleister auf die Beine gestellt werden, um nachhaltiges Networking und Kundenbindung in einer neuen, unterhaltsamen Atmosphäre zu bieten.
Der Veranstaltungsort war charakterisiert durch: eine Wiese so groß wie 4 Fußballfelder, kein Wasseranschluss, kein Strom, keinerlei Parkplätze – nur Maisfelder und Gras. Aber selbst das war für uns kein Problem!

Unser Ansatz

Die erste Frage war klar: Wie schaffen wir es ein Event dieser Größe zu finanzieren? Die Antwort fiel leicht: Mithilfe von Sponsoring und Eintrittsgelder. Um potentielle Sponsoren überzeugen zu können, holten wir uns rasch Hilfe von guten Kollegen aus dem Werbe/- und Marketingbereich.
Gemeinsam mit dem Kunden entstand die Idee , die Veranstaltung als ein großes Picknick stattfinden zu lassen. Jedoch ohne den klassischen VIP Bereich, sodass sich Sponsoren und Gäste zu einer vertrauten und bodenständigen Situation begegnen können.

Die Lösung

Für die passende Atmosphäre wurde gesorgt: Strohbälle als praktische Verschönerung der Umgebung und Fatboys , welche gesponsert wurden durch einen einheimischen Innenausstatter, schafften das passende Ergebnis. Statt herkömmlichen Tischdecken legten wir Rollrasen auf die Bierzeltgarnitur, um für das nötige Flair zu sorgen. Als Giveaways für die Besucher gab es liebevoll bestickte Decken mit dem Logo der Veranstaltung.
Lokale Geschäfte und Sponsoren präsentierten ihre Produkte in kleinen Pagodenzelten im Eingangsbereich. Auch das leibliche Wohl wurde natürlich nicht vernachlässigt: Der kleine französische Crêpes Stand und eine ansässige Rösterei schafften bei Hunger Abhilfe. Der klassische Bratwurststand wurde von der argentinischen Form des Grillens, das Asado abgelöst, welches das Herz der Besucher im Sturm eroberte.
Infrastruktur und der fehlende Wasseranschluss stellten mit Abstand die größte Herausforderung bei der Organisation dar. Da dies unser erstes Projekt in so einer Größenordnung war, wussten wir nicht, wie viel Wasser wir in Trinkqualität benötigten oder wie groß unser Auffangbecken für die Toilettenwägen sein muss. So zählte jeder von uns privat, wie häufig wir pro Tag die Toilettenspülung betätigten und wie viel Blatt Toilettenpapier genutzt wurde. Daraus ermittelten wir einen Durchschnittswert und berechneten diesen auf die prognostizierten 2500 Besucher, um einen Richtwert zu haben. Jedoch unterlief uns bei der Planung ein kleiner Denkfehler, da wir den Ausstellern für die Wasseranschlüsse nicht mitteilten, dass sie kein Überlaufbecken nutzen durften. Dank unserer Spontanität und langjährig guten Geschäftsbeziehungen zu unseren Dienstleistern, gelang es uns, noch am zweiten Morgen einen weiteren Wassertank organisiert zu bekommen.
Das Ergebnis übertraf von uns allen die Vorstellung: Statt der 1000 erwarteten Zuschauer kamen fast 2500 und das Event war ein voller Erfolg, an welches wir uns gerne zurück erinnern.