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Der Beginn einer langjährigen Zusammenarbeit

Kopenhagen

Die Herausvorderung

Unsere längste und liebste Kundin rief uns plötzlich lachend an mit der Bitte für eine Woche Anfang Juni 200 Gäste in Kopenhagen zentral unterzubringen.. Dort fand der weltweit größte Kongress ihrer Branche statt und ihr Partner buchte versehentlich die falsche Woche. Somit gab sie uns die Aufgabe eine zentrale, individuelle und schöne Location zur Unterbringung von 200 Leuten zu organisieren.

Für uns gar kein Problem! Challenge accepted!

Unser Ansatz

Also fing unser Telefonmarathon an, um nach einem exklusiven 4 Sterne Hotel in Kopenhagen zu suchen. Nachdem wir mehrere Hotels anfragten und wir meist nur als erste Reaktion Lacher kassierten, wurde uns schnell bewusst, dass wir unsere Strategie abändern mussten. Wir entschieden uns doch dafür, die große Gruppe in mehrere kleine Gruppe zu splitten , suchten uns für die schönsten 5 Hotels aus und verhandelten dort um jedes verfügbare Zimmer, was wir bekommen konnten.
Die nächste kleine Herausforderung war, dass alle Hotels zwar im Zentrum lagen aber vom individuellem Standard unterschiedlich waren. Um dies zu ändern gaben wir einer dänischen Manufaktur den Auftrag 200 Bademäntel und 200 Dusch& Badeaccessoires herzustellen, um einen einheitlichen Standard zu gewährleisten.
Trotzdem fehlte den Zimmern noch das gewisse etwas- etwas was eine schöne Atmosphäre brachte. So orderten wir Vasen und Blumen in den gleichen Farben wie das Produkt des Kunden. Für die Atmosphäre in den Zimmern war nun gesorgt, aber wie sollten wir nun die Gruppe zusammenfügen, dass sie vor Ort gut betreut werden können und die gleiche Aufmerksamkeit genießen könnten?
Es entstand die Idee eines „Wohnzimmers“- ein Raum für das Zusammentreffen aller Gäste mit dem nötigen Wohlfühlfaktor! Die Frage, wo dies stattfinden, sollte klärte sich schnell!

Das Ergebnis

Eines unsere Hotels verfügte über eine charmante große Lobby, die wir mit angemieteten Mobilar in ein gemütliches Wohnzimmer verwandelten. Ausgestattet mit einer Kaffeemaschine, einem großen Kühlschrank mit typisch dänischen Drinks und einem kleinem Buffet war der Raum für das große Zusammentreffen perfekt gestaltet. Jedes Hotel wurde b von 2 Concierge & Co Mitarbeitern betreut. Egal was benötigt wurde- ob City Map, und Regenschirm oder Checkin, Kongress Registrierung oder Restaurant Reservierung, unsere Mitarbeiter standen den Gästen immer persönlich zur Verfügung.
Unser persönliches Highlight war, dass wir vor der Anreise alle Gästezimmer persönlich mit den liebevoll gestalteten Accessoires , den gebrandeten Produkten und dem Begrüßungsschreiben dekorieren durften.