Mythos #1 Zusammenkommen heißt zusammenarbeiten.
Viele Meetings zeichnen sich durch das Vermeiden von gemeinschaftlicher Arbeit, das Vermeiden von Entscheidungen, aus. Leider! Eine klare Agenda, die Informations- und Diskussionsanteile klar begrenzt und gut moderiert ist, erlaubt produktives Arbeiten auch im Konferenzraum. Aus dem Diskussionskonsens müssen sich konkrete Handlungsschritte und Verantwortlichkeiten ableiten lassen. Allein hochkarätige Köpfe zusammenzusetzen ist kein Garant für produktive Ergebnisse.
Entscheidungen treffen, eine gemeinsame Ausrichtung erreichen und Maßnahmen orchestrieren – diese drei Aspekte sollten das hehre Ziel eines Meetings sein. Ansonsten ist vielleicht ein anderes Format mit passenderen Zielen geeigneter. Als Faustregel gilt: 10-20 % der Gesamtmeetingzeit können für die Informationsweitergabe genutzt werden. In den anderen 90-80 % sollten Sie aktiv auf konkrete Verpflichtungen mit Terminen hinarbeiten.
Mythos #2 Anwesenheit bedingt Aufmerksamkeit.
Viele Menschen haben die leidvolle Erfahrung gemacht, dass ihre E-Mails nicht gelesen werden. Um die Verantwortlichen „einzunorden“ oder „on the same page“ zu bringen, setzen sie deshalb auf persönliche Meetings. Im kleinen Kreis kann das zielführend sein. Doch sobald die Gruppe größer wird, Personen medial zugeschaltet werden oder Handouts verteilt werden, schalten einige Teilnehmer ab.
Laut einer Umfrage geben 55% der Arbeitnehmenden zu, dass sie während virtueller Besprechungen E-Mails abrufen. 67% der Arbeitnehmenden gaben an bei virtuellen Meetings abgelenkt zu sein. Die meetingfremden Beschäftigungen reichen von Chatten mit Bekannten über Snacken und Social Media bis hin zu Bügeln oder Tagträumen. Der Meeting-Anlass gerät so in den Hintergrund.
Wie lässt sich abschalten, „tune out“, verhindern?
Im vermeintlichen Widerspruch zur ersten Feststellung fragen Sie sich ernsthaft „Could this meeting be an email?“ Wenn ja, verzichten Sie auf das Meeting und arbeiten Sie an Ihrem Schreibstil. Ein kleiner Verteiler und drei klare, stichpunktartige Handlungsanweisungen mit markierten Verantwortlichen helfen.
Wenn es Ihnen um die Diskussion und Konsensfindung zu einem komplexeren Thema geht: Geben Sie eine klare Agenda aus, bemessen Sie den Zeitrahmen entsprechend und sorgen Sie im Meeting dafür, dass alle Beteiligten einen wertvollen Beitrag leisten können und wollen.
Hausaufgaben im Vorfeld oder notwendige Vorbereitungsleistungen der Teilnehmenden, die im Meeting dann auch tatsächlich zum Einsatz kommen, halten die Spannung hoch. Reduzieren Sie rückblickende Elemente auf ein Minimum. Und erinnern Sie alle Beteiligten in regelmäßigen Abständen an das Ziel des Meetings, so dass der rote Faden für alle erkennbar ist. Die perfekte Organisation und eine gute Raumausstattung tragen ebenso zu einer produktiven und ablenkungsfreien Zeit bei, wie die hervorragende Vorbereitung des bzw. der Meeting-Verantwortlichen.
Mythos #3 Geteilte Informationen = abgespeichertes Wissen
Menschen neigen dazu, sich an das zu erinnern, was sie selbst gesagt haben und nicht unbedingt dazu, das zu memorieren, was von anderen gesagt wurde. Interagieren Sie mit Ihren Zuhörer:innen, stellen Sie Fragen, diskutieren Sie das Thema und fördern Sie den konstruktiven Dialog.
„Habe ich richtig verstanden, dass…“, „Wenn du das so siehst, wie kommt dann dein Vorredner zu einer ganz anderen Annahme…“, „Auf Chart 10 stelle ich Thema X vor, was macht das mit dir?“
Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie lebensverändernde Weisheit auf Knopfdruck vermitteln, unterstützen Sie Ihr Publikum, die Meeting-Teilnehmenden, beim Verständnis und moderieren Sie die Wissensaneignung.
Setzen Sie auch PowerPoint Charts mit Bedacht ein. Ein 10-minütiges Update, um alle Teilnehmenden ins Boot zu holen? Sehr gerne. Eine 60-minütige Folienschlacht beginnend bei Adam und Eva? Bitte nicht. (siehe hierzu auch Mythos #1)
Mythos #4 Menschen mögen keine Meetings.
Meetings sind wie Steuern. Manchmal nervig, aber niemand bestreitet grundsätzlich ihren Nutzen. Was die meisten Personen nicht leiden können, ist der Kontrollverlust. Meine Zeit wird verplant, ohne dass ich Einfluss nehmen kann. Mein Geld wird einbehalten, ohne dass ich die Verwendung bestimmen kann.
Kontern Sie mit einem klar kommunizierten Sinn und Zweck der Veranstaltung. Beugen Sie dem Verdacht vor, nur Zeit zu verschwenden – verfolgen Sie ein klares Ziel und kommunizieren Sie im Anschluss die Ergebnisse an alle relevanten Gruppen.
Der Zeitrahmen für ein Meeting sollte der Schwere der Entscheidungen angemessen sein. Ein Projekt-Stand-Up kann 10 Minuten dauern, ein Board Meeting dagegen mehre Stunden oder gar Tage. „So kurz wie möglich, so lange wie nötig!“ ist eine gute Maxime.
Mythos #5 Meetings macht man/frau einfach.
Ein klares Nein, zum einfach machen. Selbst ein Jour fixe sollte einer rudimentären Struktur folgen. Ein erfolgreiches Meeting muss designt werden.
Die Minimalanforderungen:
| Haben Sie eine Zielagenda und halten Sie sich daran.
| Beginnen und Enden Sie pünktlich.
| Moderieren Sie die Personen, die dazu neigen, das Gespräch zu dominieren.
| Beziehen Sie alle Anwesenden in den Dialog oder die Diskussion ein.
| Schaffen Sie einen (analogen, digitalen oder virtuellen) Rahmen für Ihr Meeting, der Ablenkungen reduziert oder ganz vermeidet.
| Treffen Sie Entscheidungen und bringen Sie Dinge voran.
Sollte Ihr Gesprächsanlass diesen Anforderungen nicht genügen, ist ein Meeting vielleicht die ungeeignete Form für Ihr Anliegen. Nicht jedes berufliche Zusammenkommen von Menschen muss ein Meeting sein. Es gibt so viele Formate wie Kommunikationsziele.
Mythos #6 Wer am Tisch sitzt ist wichtig.
Wenn die Einladung zum Meeting zum Wettbewerb wird und dazu dient, Entscheidungsgewalt zu messen ungeachtet des tatsächlichen Beitrags, wird die Arbeit zu einem politischen, isolierten und konfliktreichen Umfeld. Gefühle können verletzt oder Meeting-Teilnehmende zum Publikum für einzelne Egos degradiert werden.
Dieses Klima ist weder produktiv noch trägt es zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Keine noch so gute Agenda oder Organisation kann solch ein Meeting retten.
Achten Sie bei Ihren Arbeits-Meetings auf die Teilnehmer:innenauswahl. Kommunizieren Sie klar, wer und warum er oder sie teilnimmt. Für politische Ränke und Showkämpfe eigenen sich andere Formate.
Kurzum: Erfolgreiche Meetings sind harte Arbeit. Für die Teilnehmenden, wie für die Leitenden. Gemessen an der Schwere der Entscheidungen, die in einem Meeting zu treffen sind, bietet es sich an auf Unterstützung zu setzen. Sei es durchs Office-Management oder professionelle Dritte. Ja, wie uns!
Wir schaffen den idealen Rahmen für Ihre Entscheidungsfindung, beraten Sie beim Agenda-Setting und übernehmen den organisatorischen Vorlauf. Während des Meetings können Sie sich ganz auf das Thema und Ihren Gesprächsanlass konzentrieren, derweil wir uns um alles weitere kümmern: Von der Verpflegung über die Technik bis hin zum incentivierenden Abschluss. Erfolgreiche Meetings verlangen eine gewisse Liebe zum Detail.
