Was spricht für ein Zusammentreffen im virtuellen Raum?

1. Zugänglichkeit und Flexibilität
   Veranstaltungen im virtuellen Raum ermöglichen den Teilnehmenden, unabhängig von ihrem Standort oder möglichen physischen Einschränkungen an Veranstaltungen teilzunehmen. Durch den Einsatz von AR und VR können virtuelle Räume geschaffen werden, die ein immersives Erlebnis bieten und den Teilnehmern das Gefühl geben, physisch vor Ort zu sein.
2. Kosteneffizienz
   Virtuelle Veranstaltungen können kostengünstiger sein als traditionelle Veranstaltungen, da keine Reise- und Unterkunftskosten anfallen. Dieser Kostenblock war bislang besonders bei einem internationalen Publikum relevant.
   Daneben sparen wir Ressourcen für Veranstaltungsorte, Bühnen- und Lichttechnik ein und bieten ein hochwertiges Erlebnis.
3. Interaktivität und Engagement
   Statt nur vor dem Bildschirm zu sitzen, ermöglichen AR und VR eine interaktive und immersive Erfahrung für die Teilnehmenden. Sie können virtuelle Ausstellungen erkunden, an interaktiven Präsentationen teilnehmen, Netzwerke nutzen und sogar an virtuellen Teamaktivitäten teilnehmen.
   Die sich stetig verbessernden Technologien bieten neue Möglichkeiten, das Engagement der Teilnehmer zu steigern und innovative Formate für Vorträge, Workshops und Diskussionen anzubieten.
4. Umweltfreundlichkeit
   Virtuelle Veranstaltungen haben ein geringeres Umweltbelastungspotenzial, da keine Reisen erforderlich sind und der Ressourcenverbrauch vor Ort reduziert wird. Durch den Einsatz von AR und VR können Unternehmen und Veranstalter ihre Nachhaltigkeitsziele unterstützen und zur Reduzierung von Treibhausgasemissionen beitragen.
5. Ergänzung zu Präsenzveranstaltungen
   Virtuelle Veranstaltungen können Präsenzveranstaltungen ergänzen oder alternative Optionen bieten, insbesondere in Zeiten, in denen Reisen eingeschränkt sind oder physische Versammlungen herausfordernd sind. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Zielgruppe zu erreichen und ihre Botschaft zu verbreiten, unabhängig von geografischen Einschränkungen.

Was kostet mich der Spaß?

Da wir ihre Kommunikationsziele erst im Gespräch genau bestimmen und dementsprechend bepreisen können, fragen wir doch ChatGPT:

„Hier ist eine exemplarische Vergleichsrechnung zwischen einer AR/VR Veranstaltung und einer Präsenzveranstaltung unter Berücksichtigung der genannten Parameter: 50 TN, gehobenes und internationales Publikum, 6 Referenten, Edutainment Content, Pharmabranche.“

Für die VR-Veranstaltung fallen virtuelle Plattformkosten in Höhe von ca. 10.000 Euro an. Da die Referent:innen nicht anreisen müssen kalkulieren wir die Referierendehonorare (virtuell) mit 2.000 Euro pro Referierenden. Für die technische Unterstützung veranschlagen wir pauschal 5.000 Euro. Nehmen wir noch ein Marketing- und Promotion-Budget von 3.000 Euro an, belaufen sich die Gesamtkosten für die VR-Veranstaltung auf 30.000 Euro.

Vergleichen wir das mit der Präsenzveranstaltung. Die Veranstaltungsortmiete in Höhe von 8.000 Euro ist unser Sockelbetrag. Nehmen wir an die Referierendenhonorare bleiben in Präsenz dieselben, sprechen wir von 2.000 Euro pro Referent:in. Ein Stressfaktor bei Präsenzveranstaltungen sind die Reise- und Unterkunftskosten für Teilnehmer:innen und Referent:innen. Bleiben wir auf dem Boden und veranschlagen wir 18.000 Euro. An der Bühnen- und Lichttechnik zu 5.000 Euro und dem Catering für ca. 6.000 Euro kommen wir nicht vorbei. Da erscheinen 3.000 Euro für Marketing und Promotion günstig.
Somit ergeben sich Gesamtkosten für die Präsenzveranstaltung in Höhe von 52.000 Euro.

Unserer Erfahrung nach sind beide Werte konventionelle Schätzungen, die wenig Raum für Premiumerfahrungen oder Individualität bieten. Bitte beachten Sie auch, dass diese Zahlen nur beispielhaft sind und die tatsächlichen Kosten je nach Veranstaltungsort, Dienstleistern und anderen spezifischen Anforderungen variieren können.
Festzuhalten bleibt jedoch: Menschen von A nach B zu bringen und dort angemessen zu versorgen, ist eine Investition, die einem der persönliche Austausch wert sein sollte/muss/könnte.

Selbstverständlich muss eine genaue Vergleichsrechnung angestellt werden, wenn das Kommunikationsziel und das Konzept feststehen. Allerdings steigt – unserer Erfahrung nach – der monetäre Vorteil von virtuellen Veranstaltungen bei zunehmender Internationalisierung des Publikums und gegebener Kürze des Events. Reisekosten und damit verbundene Emissionen sind mit virtuellen Optionen vermeidbar.

Der entscheidende Faktor, ob eine Veranstaltung im virtuellen Raum oder in Präsenz stattfinden sollte?

Das ist neben dem Kostenfaktor und den Emissionen, die mit An- und Abreise sowie der Präsenzveranstaltung selbst verbunden sind, Ihre persönliche Gewichtung der anderen Faktoren. Beispielsweise das Engagement der Teilnehmenden, die Qualität der Interaktion und die Möglichkeit des persönlichen Netzwerkens. Diese Faktoren können je nach Veranstaltungsformat ganz unterschiedlich sein und sind auch immer eine Ermessensfrage.

Gerne gehen wir gemeinsam wir mit Ihnen im Briefing-Gespräch die Details durch. Und finden die für Sie ideale Option!